Гербовая печать ставится на





На каких документах ставится гербовая печать

Как известно, печать – это оттиск, который сделан на бумаге, воске. сургуче или любом другом материале, который выступает в роли средства удостоверения документа. Существуют разновидности печатей, которые отличаются друг от друга не только формой. Помимо этого, каждая из них предназначается для определенных целей. Например, гербовые печати может использовать далеко не каждая организация. Более того, законодательно утвержден перечень документов на которые ставится гербовая печать. Далее более подробно поговорим о том, на каких документах ставится гербовая печать.

Список документов на которых ставится гербовая печать является достаточно объемным. Итак, гербовая печать ставится на:
  • - архивной справке;
  • - актах (списания, экспертизы, о несчастном случае, приема работы, которая выполнена);
  • - доверенности (на ведение дел в суде или на получения материальных ценностей);
  • - договорах (о поставках, аренде помещений, подрядах, материальной ответственности, производства работ и так далее);
  • - командировочном удостоверении;
  • - образцах подписей работников;
  • - гарантийных письмах (на выполнение услуг и работ, оплату счетов);
  • - поручениях (бюджетных, банковских, пенсионных, сводно - платежных);
  • - ходатайствах и представлениях, характеристиках, награждениях и аттестациях;
  • - реестрах (бюджетных поручениях, чеках, документах, предоставляемых в банк);
  • - сметах расходов;
  • - соглашениях и договорах, которые подписаны от лица учреждения ;
  • - распоряжениях и приказах;
  • - справках;
  • - удостоверениях работников учреждения;
  • - штатном расписании учреждения;
  • - аттестатах выпускников;
  • - личных делах воспитанников и учащихся;
  • - почетных грамотах и дипломах;
  • - инструкциях, которые обязательны для исполнения;
  • - трудовых книжках работников;
  • - в классном журнале.

Ознакомившись с вышеизложенным списком, можно точно узнать, какие документы заверяются гербовой печатью. Несмотря на то, что перечень документов может показаться довольно большим, гербовая печать проставляется далеко не на всех документах.

+7 (495) 771 04 99

На каких документах необходимо проставлять гербовую печать? Надо ли ее проставлять на всех исходящих письмах организации?

Печать – это оттиск, сделанный специальным штемпелем на бумаге, сургуче, воске или другом материале, являющийся одним из средств удостоверения документов.

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь установлены печати трех видов: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать для заверения копий документов. Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь предусмотрено проставление печати организации в качестве дополнительного удостоверяющего реквизита только на определенных категориях документов. Отметим, что исчерпывающий перечень таких документов нормативными правовыми актами не установлен.

Одним из нормативных правовых актов, регламентирующих данный вопрос, является Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее – Примерная инструкция). Проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей (подп. 2.3.13 Примерной инструкции). Проставление печати необходимо на личных справках, т.е. справках, выдаваемых физическим лицам для представления в другие организации (о месте работы и занимаемой должности, о размере заработной платы и т.п.) (подп. 2.4.5 Примерной инструкции).

Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 (далее – постановление № 100). В него включены:
свидетельства о регистрации актов гражданского состояния;
паспорта и другие документы, удостоверяющие личность;
трудовые книжки;
документы об образовании;
уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;
договоры;
доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;
образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово­хозяйственных операций;
акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);
командировочные удостоверения;
иные документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.

Гербовая печать ставится на документах, на которых оттиск печати предусмотрен законодательством Республики Беларусь, а также на других документах с учетом важности их содержания (п. 9 Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424, с последующими изменениями и дополнениями).

Печатью в трудовой книжке заверяются раздел «Сведения о работнике» (титульный лист) и запись об увольнении работника в разделе «Сведения о работе» (п. 18 и 45 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30, с последующими изменениями и дополнениями).

Печатью заверяются также архивные справки, выдаваемые на основании документов, хранящихся в архиве организации. Соответствующий порядок определен в Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5.

В соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004) подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, связанных с расходованием денежных и материальных ценностей. СТБ 6.38-2004 также установлено, что печать должна проставляться на заверительных подписях на копиях документов при их пересылке в другие организации или передаче на руки.
Печатью должны заверяться также все копии документов, оформленных на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии (ксерокса) для рассылки. Копии таких документов могут заверяться как гербовой печатью, так и простой печатью (например, структурного подразделения или для заверения копий документов) (п. 9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172; в редакции постановления Совета Министров от 13 января 2007 г. № 38).

Перечисленные выше нормативные акты, определяющие перечень документов, на которых проставляется печать, не исчерпывающий. Кроме того, постановлением № 100 министерствам и иным государ­ственным органам, в том числе местным, разрешено определять для подведомственных организаций перечень документов, на которых может ставиться печать, с учетом важности содержания этих документов.

Несмотря на то что перечень документов, подлежащих удостоверению печатью, достаточно велик, на практике проставление печати иногда оказывается излишним. Например, в ряде случаев организации заверяют печатью информационные письма, письма-запросы и письма-ответы, первые экземпляры приказов и т.д.
Из исходящих документов проставление печати необходимо на гарантийных письмах (связанных с расходованием денежных ценностей), личных справках при выдаче их на руки гражданам или направлении в другие организации (удостоверяют права, свободы и обязанности физических лиц), ксерокопиях приказов (распоряжений), изданных на гербовых бланках, при передаче их в подведомственные организации, и т.п.

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

Печать на документе: какую ставить

Согласно методическим рекомендациям по внедрению ГОСТ Р 6.30–3003 печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге.

Печать на документе придает ему юридическую силу и заверяет подлинность подписи должностного лица.

В ГОСТ Р 6.30–2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30–97 (реквизит назывался печать ), новое название — оттиск печати . Суть реквизита осталась прежней.

Технические требования к гербовым печатям — их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам — изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511–2001. Технические требования к печатям без герба в государственных стандартах не закреплены.

Перечень документов, на которые ставится печать организации, смотрите ниже.

Какие бывают печати?

Гербовые. Согласно федеральному конституционному закону О государственном гербе Российской Федерации от 25.12.2000 (в редакции от 12.03. ) государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.

Круглая печать с наименованием организации (без воспроизведения герба). Ее должна иметь каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц.

И на гербовой и на круглой печати обычно указывается ИНН организации, номер свидетельства о государственной регистрации, а также ее местонахождение.

Печать структурных подразделений. а также круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т. п. ).

Каким документом закрепляются печати в организации?

В каждой организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем и имеет следующие разделы:

— перечень печатей, используемых в организации;

— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

— порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов. заверяемых всеми видами печатей. Перечни документов составляются на основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении

В инструкции также определяется место хранения печатей и лица. уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

В инструкции также должен быть закреплен перечень печатей. который включает:

— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати (разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается);

— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики деятельности организации.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.

Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя.

Оттиск печати проставляется только на правильно оформленных и подписанных документах.

Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише.

Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах. Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

Где ставится печать?

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати организации):

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д. ).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д. ).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. д. ).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д. ).

Заключения и Отзывы на авторефераты.

Заявки на получение билетов для проезда на транспорте.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д. ).

Образцы оттисков печатей и подписей работников. имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Переписка с заграничными представительствами.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т. д. ).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д. ).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т. д. ).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору).

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д. ).

Спецификации (изделий, продукции и т. д. ).

Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.

Источники: http://printsi.ru/gerb/na-kakih-dokumentah-stavitsya-pechat-s-gerbom.shtml, http://www.newsby.org/news/2008/08/04/text11969.htm, http://www.docdelo.ru//09/na-kakih-documentah-stavitsya-pechat.html








Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением