Кадровый учет организации это





С чего начать кадровый учет в организации

Устраиваясь на работу в новую организацию, вы можете столкнуться с необходимостью оперативно наладить кадровый учет. Хорошо, если предыдущий специалист оставит после себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля. Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы? Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .

Какие нормативные акты нужно знать

В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Роскомнадзора, ПФР и др.). В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс. но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы.

Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица ниже). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа

Наименование нормативного акта

Общие вопросы трудового права

Основные правила и принципы регулирования трудовых отношений между работником и работодателем, порядок оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудников

Порядок оформления кадровых документов (приказов по личному составу, штатного расписания, графика отпусков и др.)

Статья 9 Федерального закона от 6 декабря г. № 402ФЗ О бухгалтерском учете

Унифицированнеы формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с локальным актом)

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов , утвержденный постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек. изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов

Перечень типовых управленческих архивных документов. образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом России от 25 августа 2010 г. № 558

Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления декретного отпуска

Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством

Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля

Какие локальные акты должны быть в организации

Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой службы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации. Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе. что придает им статус обязательных. Это:
– правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21. абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ);
– штатное расписание (ст. 15. абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма Роструда от 22 марта г. № 428-6-1. абз. 11 письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6 );
– график отпусков (ст. 123 ТК РФ ).

Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ ), порядок разделения рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ ), а также условия получения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ ).

Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема ниже). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом.

Называться локальные акты могут по-разному: положение, инструкция, правила, регламент и т. д. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Кроме того, важно соблюдать порядок их принятия (ч. вторая. третья ст. 8 ТК РФ). В противном случае такие документы не подлежат применению (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ ). Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он утверждался.

Разработку локальных актов лучше поручать не одному сотруднику, а рабочей группе. Состав группы и ее полномочия следует закрепить в приказе (образец ниже). С документом работники должны быть ознакомлены под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ ).

С чего начать аудит локальных актов компании

Во-первых, нужно проверить, все ли обязательные документы имеются в наличии, и составить их список. Если в компании нет даже обязательных локальных актов, то их нужно разработать в первую очередь.

Во-вторых, важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству.

В-третьих, необходимо проверить, соблюден ли порядок принятия локального акта. Так, если в компании есть профсоюзная организация, то на документе должна быть отметка о согласовании (учете мнения) с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ ).

В-четвертых, нужно выяснить, каких документов не хватает. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить приказом перечень документов, обязательных для конкретной организации.

Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом. Оценивается наличие и соответствие законодательству трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, журналов регистрации приказов по кадрам и т. д.

Не стоит пытаться охватить весь объем работ сразу. Следует расставить приоритеты и действовать поступательно. Для удобства рекомендуется группировать типовые документы в электронные и бумажные папки.

Организация кадрового учета, кадровая документация по учету персонала

Кадровый учет – это учет движения работников организации или индивидуального предпринимателя, связанный с документальным оформлением приема, перемещения и увольнения работников, трудовых отношений с работниками и организации труда работников. Таким образом, кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду.

Для грамотного ведения кадрового учета необходимо профессиональное знание трудового права, форм кадровых документов, иметь практический опыт работы в области кадрового делопроизводства и отслеживать все изменения трудового законодательства. Мы предлагаем Вам именно такую помощь, имея построенную систему работы наших специалистов и технологии, специализируюсь конкретно в области кадрового учета.

Как организовать ведение кадрового учета?

Существует несколько способов организовать ведение кадрового учета, которые стали наиболее распространены:

создать кадровую службу или нанять кадрового специалиста в свою организацию или ИП;

передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали, заключив с ним гражданско-правовой договор или вообще не оформляя с ним отношений;

доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю, хорошо работающему с документами;

передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании, специализирующейся в области кадрового делопроизводства.

Вы думаете, мы будем Вас уговаривать выбрать только четвертый вариант и обратиться в наш Департамент? Нет. Мы предлагаем Вам рассмотреть основные плюсы и минусы каждого варианта, чтобы Вы могли самостоятельно сделать свой выбор.

Вариант 1. Создание кадровой службы или найм кадрового специалиста.

Плюсы. Свои специалисты, работу которых можно организовать по своим принципам. Вы видите человека у себя в офисе и сами определяете требования к его работе.

Минусы. Сложно проверить профессионализм нанимаемого на работу кадровика, если Вы сами в этом не специализируетесь – приходится верить словам и трудовой книжке. Нужно тратить время на контроль за работой, осуществлять управление нанятыми работниками. Дорого – аренда, налоги, программы, обучение и пр. А что делать, если ответственный кадровый специалист ушел в отпуск, а нужно срочно уволить какого-то работника?

Вариант 2. Передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали.

Плюсы. Посоветовали знакомые, которые уже проверили кадрового специалиста в деле, значит, ориентировочно, человек должен быть профессионалом. Можно договориться на удобные условия работы.

Минусы. Никакой ответственности такой специалист перед Вами не несет, в том числе и за все свои ошибки. Обещания знакомых не всегда сбываются, советы не всегда удобны Вам.

Вариант 3. Доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю.

Плюсы. Такие специалисты подконтрольны именно Вам. Не нужно тратить время на подбор кадровых специалистов, да и расходов на ведение кадрового учета меньше.

Минусы. Дополнительные обязанности работниками делаются в последнюю очередь, что приводит к отсутствию многих кадровых документов, ошибкам в кадровом учете и другим пробелам. Бухгалтеры, как правило, разбираются в той части трудового законодательства, которая нужна для налогового учета и расчета заработной платы, а эта работа требует и так значительно времени. Секретарь, даже если он очень прилежный, не владеет профессиональными знаниями в области трудового законодательства, а значит, возникает высокий риск понести ответственность за его работу.

Вариант 4. Передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании.

Плюсы. Всю организационную работу и управление кадровыми специалистами, их подбор и обучение, техническое оснащение берет на себя аутсорсинговая компания. Минимизируются расходы. Компания несет ответственность по договору. Постоянная, непрерывная и профессиональная помощь по кадровым вопросам.

Минусы. Нужно выбрать подходящую компанию и взаимодействовать со специалистами, которые работают вне Вашего офиса. Необходимо соблюдать выстроенную и согласованную систему работы с аутсорсинговой компанией.

Делайте свой выбор, а наши специалисты всегда будут рады Вашим обращениям по любым вопросам, связанным с кадровым учетом, и для заказа наших услуг!

В состав кадровой документации входят следующие документы:

трудовой договор (контракт);

приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);

личная карточка (форма № Т-2);

учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);

табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

личные заявления работников предприятия;

Кадровый учет и делопроизводство

Директора́ нередко забывают, что их работники — тоже люди. Кадровая политика на предприятии подчиняется трудовым нормам законодательства Украины, призванных защищать права сотрудников. Грамотное управление человеческими ресурсами — неотъемлемое звено в механизме бизнес–процессов для достижения в них поставленных целей.

Как адекватно и вовремя реагировать на бесконечные изменения рынка, при этом — не упустить удобный момент расширить свой бизнес, открыв новые сферы его направления? В безупречном ведении делопроизводства — сила и будущее Вашей компании. Между тем, оно невозможно без корректного кадрового учёта, благодаря которому организация гибко и без ущерба адаптируется к экономическим переменам.

Знакома ли вам ситуация, когда?

  • Вам сложно проверить в полном объёме работу отдела кадров.
  • Вы затрудняетесь с оценкой — компетентен ли в данном вопросе человек, претендующий на вакансию в этой должности.
  • Результат работы отдела Вас не устраивает — много пробелов, неразрешённых вопросов, отсутствует результат.

    Узнайте преимущества работы с экспертами

    Практика доказывает: кадровый учёт, занимающий место на втором плане компании, приводит в итоге к серьёзным последствиям. С другой стороны, как поступать руководителям, осознающим важность щепетильного ведения кадрового учёта, но сомневающимся — как и кому доверить такую работу, и возможно ли это осуществлять силами работников своего предприятия? Доверьтесь профессионалам компании РБО!

    • К Вашим услугам — лучшие специалисты–практики в области трудового права с огромным опытом.
    • У нас — высокая ответственность перед клиентом и ревизором от Государственной инспекции по труду за проделанную работу.
    • Уровень профессионализма специалистов по кадрам от РБО координируется Департаментом кадрового делопроизводства.
    • Уверенные пользователи ПК — мы знаем и применяем все современные программы для ведения кадрового учёта.
    • Конфиденциальность в деловых отношениях — одно из правил нашей компании.

    Небрежность в делопроизводстве недопустима: административные нарушения неизбежно приводят к неправильным взаимоотношениям — и с сотрудниками компании, и с органами власти.

    Узнайте, сколько Вы сэкономите

    • «Вычеркните» налоги с заработной платы сотрудников кадрового отдела.
    • Вы вообще не тратите денег на зарплату кадровикам по причине их отсутствия.
    • Исключите расходы на организацию рабочих мест для отдела кадров — покупать необходимое лицензионное (и дорогое!) программное обеспечение для правомерного ведения кадрового делопроизводства теперь нет необходимости.
    • Вы избавитесь от проблем и расходов, связанных с поиском квалифицированных кадровых работников.

      КАДРОВОЕ АДМИНИСТРИРОВАНИЕ

      Строгий учёт. Безукоризненное делопроизводство.

      Услуги кадрового учёта от специалистов нашей компании — надёжная кадровая помощь, экономия денег и времени Вашему предприятию. Мы возьмём на себя колоссальный объём работы и всю ответственность за правильное и законное ведение кадрового делопроизводства. Занимаясь бизнесом, Вы будете твёрдо уверены в отсутствии нарушений трудового законодательства внутри Вашей организации.

      Кадровые услуги РБО — на защите Ваших интересов

      Оставьте риски и конфликты вдали от бизнеса. Недоразумения, возникающие как внутри компании, так и с контролирующими органами — неприятности, которые Вы уже победили, обратившись за кадровой помощью к компании РБО. И оплата этих услуг — Ваша долгосрочная инвестиция в успешное будущее Вашего предприятия.

      Заказать прямо сейчас!

      Бесплатная консультация специалистов компании «Реновация Бухгалтерского учета»

      Источники: http://www.glavbukh.ru/art/21176-s-chego-nachat-kadrovyy-uchet-v-organizatsii, http://studopedia.ru/7_84686_organizatsiya-kadrovogo-ucheta-kadrovaya-dokumentatsiya-po-uchetu-personala.html, http://rbo.com.ua/kadrovyij-uchet-i-deloproizvodstvo.html








      Комментариев пока нет!

      Поделитесь своим мнением