Необходимые документы для ведения кадрового учета





Кадровое Агентство г. Москвы КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ

рекомендует ознакомиться и взять на вооружение:

Перечень необходимых кадровых документов

В данном разделе мы разместили для Вас классифицированный перечень документов, используемых в кадровом делопроизводстве.

Локальные нормативные акты:
1. Правила внутреннего трудового распорядка;
2. Положение об оплате труда и премировании;
3. Положение о защите персональных данных работника;
4. Положение о персонале предприятия;

Документы по управлению персоналом:
1. Трудовой договор;
2. Положение об отделах и структурных подразделениях;
3. Должностные инструкции;

Документы по учету кадров:
1. Заявление работника;
2. Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу;
3. Личная карточка работника;
4. Личная карточка государственного (муниципального) служащего;
5. Штатное расписание;
6. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника;
7. Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу;
8. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
9. График отпусков;
10. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение);
11. Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку;
12. Командировочное удостоверение;
13. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
14. Приказ распоряжение о поощрении работника (работников);

Документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
1. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
2. Табель учета рабочего времени;
3. Расчетно-платежная ведомость;
4. Расчетная ведомость;
5. Платежная ведомость;
6. Журнал регистрации платежных ведомостей;
7. Лицевой счет;
8. Лицевой счет (свт);
9. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;
10. Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
11. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы;

Документы по охране труда:
1. Инструкции по охране труда;
2. Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда;

Учетная документация:
1. Трудовая книжка работника;
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
3. Анкета работника;
4. Журнал ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
5. Журнал регистрации трудовых договоров;
6. Журнал регистрации кадровой документации;
7. Личное дело;
8. Журнал учета личных дел;

Специфические кадровые документы:
1. Миссия предприятия;
2. Положение об охране коммерческой тайны;
3. Коллективный договор;
4. Положение о комиссии по трудовым спорам;
5. Договор о полной материальной ответственности;
6. Концепция развития предприятия;
7. Правила проведения мероприятий по адаптации персонала;
8. Положение о подборе персонала;
9. Положение о повышении квалификации и переподготовке персонала;
10. Положение об аттестации персонала;
11. Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности;
12. Журнал прохождения медицинских осмотров;
13. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
14. График сменности;
15. Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем;
16. Положение о нормировании труда;
17. Положение о нормах выработки;
18. Документы учета военнообязанных.

Мы рады с Вами сотрудничать! КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ - это резерв Ваших возможностей!

КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ - Кадровое Агентство г. Москва

Персонал – это ключ к достижению целей компании.

Мы предлагаем приобрести сотрудников с наработанными деловыми связями,
опытом и высокой квалификацией.

Поиск, подбор персонала для компаний-заказчиков осуществляется на следующие позиции:
- руководители высшего и среднего звена
- главные бухгалтеры, бухгалтеры, аналитики, экономисты
- специалисты в области продаж, маркетинга и рекламы.
- IT-специалисты
- специалисты в области медицины и фармации
- персонал офиса и др.

Агенство обеспечит кадровое сопровождение и реализует в Вашей Компании современные персонал-технологии.

Мы предлагаем следующие проекты:
1. Лизинг и аутсорсинг персонала.
2. Аудит и ведение кадровой документации.
3. Оценка и аттестация персонала
4. Обучение и развитие персонала.
5. Психологическое тестирование

Обращайтесь к нам! Мы рады и ждем Вас!

ул. Николая Пимоненко, 13,
Бизнес Сити Форум, офис 7B/35,
04050, Киев, Украина.

Tel. +380 (44) 467 6353
info@accounting-ukraine.kiev.ua

Ведение кадрового делопроизводства в Украине

Ведение кадрового делопроизводства в Украине представляет собой трудоемкий и длительный процесс, при котором необходимо постоянно учитывать нюансы Кодекса законов о труде Украины. трудового законодательства и нормативных актов, связанных с кадровым учетом, и постоянно отслеживать законодательные изменения.

Помимо этого, следует учитывать, что большинство кадровых документов в Украине оформляется на основании типовых форм, каждая из которых имеет утверждённые правила оформления.

В соответствии с законодательством Украины ведение кадрового делопроизводства является непосредственной обязанностью любого работодателя (предприятия, учреждения, организации) вне зависимости от формы собственности, вида деятельности, количества персонала и финансового оборота.

Как правило, ведение кадрового делопроизводства в Украине для предприятий, организаций и учреждений включает:

1) подготовку первичных кадровых документов:

  • приказов по кадрам (прием, перевод, премирование, взыскания, отпуска, увольнения, командировки и др.);
  • штатного расписания;
  • табеля учета рабочего времени персонала.

2) оформление кадровых документов:

  • оформление больничных листов (заполнение кадровой информации);
  • оформление справок с места работы;
  • подготовка документации для оформления увольнения сотрудника в соответствии с законодательством Украины.

3) ведение кадрового учета :

  • ведение личных карточек персонала и личных дел;
  • ведение трудовых книжек и книги учета движения трудовых книжек;
  • ведение книг/журналов учета приказов по личному составу;
  • ведение учета остатков отпусков персонала.

4) подготовку и подачу обязательной отчетности по персоналу в государственные органы Украины:

  • отчет 1-ПВ (ежемесячный отчет);
  • отчет 1-ПВ (ежеквартальный отчет);
  • отчет 1-ПВ (ежегодный отчет);
  • отчет 3-ПВ (полугодовой отчет);
  • отчет 3-ПВ «условия труда» (ежегодный отчет);
  • отчет 6-ПВ (ежегодный отчет);
  • отчет 3-ПН (отчет по вакансиям);
  • отчет 4-ПН (план) (при увольнении персонала);
  • отчет 4-ПН (факт) (при увольнении персонала);
  • отчет 5-ПН (отчет по уволенным);
  • отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов 10-ПИ (ежегодный отчет).

5) мониторинг ключевых рисков, связанных с финансовыми санкциями и уголовной ответственностью за невыполнение трудового законодательства:

  • соблюдение норматива рабочих мест для инвалидов на предприятии;
  • соблюдение квот для лиц, имеющие дополнительные гарантии (одинокие матери, дети-сироты, лица предпенсионного возраста, лица освобожденные после отбывания срока, выпускники учебных заведений, ранее нигде не работающие и т.д.)
  • своевременность и правильность оформления увольнений;
  • своевременность выплаты и правильность расчета заработной платы ;
  • полноту, объём и сроки подачи обязательной отчетности по кадрам;
  • соблюдение соглашений о труде, норм трудового законодательства;
  • соблюдение нормативов по охране труда;
  • периодичность и документирование прохождения медицинских профосмотров;
  • других требований, предусматривающих уголовную и существенную материальную ответственность.

Отдельно в кадровом учете можно выделить воинский учет в Украине. Несмотря на указания Минобороны об обязательности его ведении в компаниях, на предприятиях и в организациях, включая сообщении в военкоматы о принятии/увольнении военнообязанных граждан, заполнении в личных карточках персонала записей и соблюдении других положений воинского учета, в том числе и на случай военных действий, отсутствие реальной ответственности не стимулирует предприятия к его ведению. По сути воинский учет в Украине является пережитком прошлого.

Следует помнить, что кадровая служба предприятия обязана организовать эффективную систему по защите персональных данных работников в соответствии с законодательством Украины. Это подразумевает, что предприятие не может собирать о сотрудниках некоторые виды информации (о вероисповедании, политических взглядах и т.п.), данные о работниках компании должны быть строго конфиденциальны (как на организационном, так и техническом уровне), компания не может использовать различные виды слежки за персоналом, подслушивания их телефонных переговоров без их ведома, нарушать тайну переписки, в т.ч. и электронной, и осуществлять другой сбор информации о персонале.

В Украине проверку правильности ведения кадрового делопроизводства и соблюдение трудового законодательства на предприятии осуществляет ряд надзорных органов – центр занятости, фонды социального страхования, инспекции по охране труда, основной контроль осуществляет Департамент надзора за соблюдением законодательства о труде Министерства труда Украины. Как было указано выше, не соблюдение различных аспектов законодательства о труде ведет к материальной, административной и уголовной ответственности.

Следует учитывать, что данные кадрового учета являются основой для правильного расчета заработной платы и влияют на полноту и своевременность её выплаты.

Внимание, последние редакции законов и других нормативных актов Украины Вы всегда можете найти на сайте Верховного Совета Украины .

Ведение кадрового делопроизводства в ООО

Каждый сотрудник ждет от работодателя уважения его прав, вовремя выплаченной заработной платы и заслуженного отпуска. Руководитель, в свою очередь, ожидает от работника четкого выполнения обязанностей. Кроме того, любой владелец бизнеса должен быть юридически защищен. Все эти моменты регулирует кадровый учет. Ведение кадрового делопроизводства в ООО поможет вам разложить по полочкам все отношения со своими сотрудниками.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – это способ управления кадрами и работы с документооборотом организации, связанным с персоналом. Это может быть перемещение персонала, расчет с сотрудниками и график рабочего времени.

Способы ведения кадрового учета

В отличие от ИП, кадровое производство в ООО – обязательная составляющая, даже если в ООО зарегистрирован только один участник, выполняющий функции бухгалтера и генерального директора. Объясняется это тем, что учредитель и ООО являются двумя разными субъектами. Следовательно, ООО выполняет роль работодателя, а учредитель – работника.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – это способ управления кадрами и работы с документооборотом организации, связанным с персоналом.

Учет кадров можно вести 3 основными способами:

1. Взять на себя роль кадровика.

Если вы не боитесь «запустить» процесс, имеете время и ваша организация не столь велика.

2. Принять на службу работника-кадровика.

Современный специалист по кадровому делопроизводству должен креативно мыслить, быть юридически подкован и педантичен.

3. Довериться аутсорсинговой компании, специализирующейся в кадровом делопроизводстве.

Существует несколько программ, предназначенных для кадрового учета. Это АСУП (автоматизированная система управления персоналом), система ERP (планирование ресурсов предприятия), ведение кадрового учета в облаке (SaaS). Если говорить о программном обеспечении, то это 1С.

Самостоятельное ведение кадрового учета

Пошаговая инструкция по ведению кадрового документооборота:

1. Необходимо определиться с нормативно-правовой и информационной базами, которые потребуются для ведения кадровой работы.

Большинство документов, требуемых для ведения кадрового делопроизводства, стандартизированы указом Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004. Документация, не имеющая стандартизированных канонов, оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 .

Далее приведем примерный список документов, который понадобится вам для изучения системы ведения кадрового производства:

  • Трудовое законодательство РФ (обновляется каждые полгода).
  • Инструкция по ведению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003).
  • Указ Правительства РФ «О ведении трудовых книжек» (от 16.04.2003).

Документы, необходимые для зачисления работника в штат:

  • Паспорт (прописка и регистрация).
  • СНИЛС (пенсионное страховое свидетельство).
  • Военный билет.
  • ИНН (индивидуальный налоговый номер).
  • Медицинский полис.
  • Диплом специалиста.

Важность кадровой документации заключается в том, что она позволяет закреплять юридически весомые факты, четко регламентирует права и обязанности работника и руководителя.

В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен. Руководитель, решая кадровые вопросы, может самостоятельно принимать нормативные акты местного характера в пределах своих полномочий, если они не противоречат закону.

В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен.

2. Следует оформить уставную документацию организации.

В уставе должны быть четко прописаны условия зачисления на работу директора, сроки работы руководителя, размер его оклада, а также порядок утверждения расписания рабочего процесса.

3. Нужно оформить руководителя.

Оформление руководителя является первым приказом по кадрам, созданным в организации. В нем указывается дата, с которой руководитель приступает к исполнению своих обязанностей.

4. Необходимо составить список кадровой документации, участвующей в кадровом производстве организации.

К ней относятся:

  • Регламент внутреннего трудового распорядка организации.
  • Структура кадров.
  • Штатное расписание.
  • График оформления отпусков работников.
  • Документация, определяющая протекцию личных данных сотрудников.

Также список обязательных документов содержит трудовые соглашения, трудовые книжки и книгу по учету их движения, график учета рабочего времени, персональные карточки сотрудников, кадровые распоряжения и основания на их выдачу (заявления, докладные, акты, записки и т.д.), реестр начисления и выплат заработной платы, листки расчета, должностные инструкции.

5. Прием сотрудников на работу.

На каждого будущего сотрудника должен быть заведен пакет документов. Остается лишь заполнить трудовые книжки, персональные карточки, оформить остальные кадровые документы (о начислении заработной платы, учете отпусков, больничных, командировок; подписать согласие о неразглашении личных данных сотрудника).

Согласно ст. 419 ТК РФ, несоблюдение трудового законодательства грозит штрафом в размере 200000 рублей.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – очень тонкое и ответственное дело. От правильного документооборота и выбранной программы кадрового учета зависят многие юридические особенности, влияющие на соблюдение ваших прав и прав работников. Все кадровые документы обладают законной силой и могут быть использованы в суде.

Источники: http://www.hr-agent.ru/index.php?look=1255022598, http://www.accounting-ukraine.kiev.ua/uchet_kadry_personal_ukraine.htm, http://zhazhda.biz/base/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva-v-ooo








Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением