Расходы на мобильную связь в организации





Компенсация мобильной связи сотрудникам

Для оперативного решения производственных вопрос предприятиям как никогда необходима сотовая связь. Как и любой вид расходов, эти должны четко регламентироваться для надлежащего контроля и учета. При этом имеем в виду, что компенсация подразумевает возврат части денежных средств сотруднику за использование в рабочих целях собственного телефона. Кроме того, работник от своего имени заключает договор с оператором сотовой связи. Если же все эти действия берет на себя организация, то это уже корпоративная сотовая связь. Тогда необходимость в компенсации за сотовую связь отсутствует. В данной статье мы рассмотрим какая предусмотрена компенсация мобильной связи сотрудникам.

Компенсация мобильной связи сотрудникам: з аконодательная база

Обоснованность данной статьи расходов прописано ст.164 ТК, которая прописывает компенсацию в денежном эквиваленте расходов, которые сотрудник понес в результате рабочего процесса. В ст 188 ТК прописаны следующие случаи дополнительных выплат сотрудникам:

  • за использование личного имущества (в данном случае мобильного телефона);
  • амортизацию данного имущества.

Важно! Если стоимость мобильного телефона менее 40 тыс руб. то амортизация на него не начисляется, а стоимость телефона единовременно списывается на материальные затраты предприятия.

Помимо прочего, предприятие отдельно должно оплачивать расходы за пользование сотовой связью. В ст.41, 45 ТК РФ говорится, что в коллективном договоре, а также нормативно-локальных актах подробно должны быть описаны вопросы касательно подобного рода выплат. Размер же их необходимо обговорить в двухстороннем порядке между работником и предприятием и внести отдельным пунктом в трудовой договор или дополнительное соглашение.

Законодательством четко прописаны требования к экономическому обоснованию включению в статьи расходов подобного рода компенсаций. В противном случае предприятие могут привлечь к административной ответственности.

Предприятие имеет право

Эти затраты будут учтены в себестоимости. Если организация не плати НДС. В противном случае, компенсации за сотовую связь нельзя принимать к рассмотрению в виду отсутствия счет-фактуры от оператора сотовой связи к конкретной организации.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. При приеме на должность торгового представителя между работником и работодателем был заключен трудовой гражданский договор. В связи с характером работы и отсутствием корпоративной связи, все рабочие моменты решаются по личному мобильному. Может ли работник требовать компенсацию за пользование сотовой связью.

Ответ. Нет не может, поскольку компенсация расходов на сотовую связь возможно только при официальном трудоустройстве. В противном случае, работник не имеет прав на данного рода выплату.

Вопрос №2. Ни на балансе предприятия, на за его балансом за предприятием не числятся мобильные устройства. При этом имеется статья затрат по компенсации расходов за сотовую связь. Вызовет ли сомнения обоснованность данных затрат у налоговых органов.

Ответ. С большой долей вероятности налоговые органы воспримут наличие расходов на сотовую связь и отсутствие расходов за пользование мобильными устройства подозрительным и могут исключить данную статью затрат из расчета себестоимости.

Вопрос №3. Для бухгалтерии предприятия работник представил детализацию телефонных разговор, дабы исключить из расчета время на личные звонки. Стоит ли переживать о правильности представленных данных, и кто еще может быть заинтересован в наличии подобных документов?

Ответ. Вся подтверждающая документация, имеющаяся в бухгалтерии, направляется для в налоговые органы, которые проводят тщательную проверку буквально каждой строки в детализации. Поэтому, если вы решили предоставить подобный документ, необходимо убедиться, что каждая цифра в нем не вызовет сомнений.

Вопрос №4 .Каковы пределы компенсационных выплат за пользование сотовой связью.

Ответ. Установить безграничные лимиты предприятию не получится, следовательно, бесконечно отражать на балансе большие суммы компенсаций с целью уменьшения налогооблагаемой базы не получится. Контролирующие органы строго следят за размером компенсации и в случае не соответствия его экономически обоснованным затратам, могут исключить затраты из расчета себестоимости.

Вопрос №5. Можно ли в бюджетной организации использовать компенсацию за сотовую связь?
Ответ. В любой организации, если обосновать целесообразность использования сотовых телефонов в рабочих целях с экономической точки зрения, возможен учет подобного рода затрат.

Вопрос №6. Будут ли учитываться при расчете компенсации рабочие звонки в праздничные и выходные дни?
Ответ. Если в договоре прописана сумма лимита, то неважно в какое время были совершены звонки. Если же отчет идет по факту, то если произведенные расходы соответствуют п. 1 ст. 252 НК РФ, налоговые службы не будут к этому придираться.

Вопрос №7. Может ли работник рассчитывать на компенсацию расходов на сотовую связь, если к авансовому отчету прилагается только распечатанный через интернет чек?
Ответ. В законодательство не прописаны конкретные положения по этому поводу. Чтобы избежать подобных спорных ситуаций в учетной политике предприятия или при подписании соглашения о возмещении расходов на связь должен быть прописан порядок условия выплаты работнику компенсации.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

учет расходов на сотовую связь

Голосование за лучший ответ

СемЕлена Мудрец (10861) 3 года назад

Возьмите у сотрудника телефон в аренду

Вредина Мудрец (12726) 3 года назад

Оплата услуг связи относят к расходам по обычным видам деятельности. Они признаются в том отчетном периоде, в котором были произведены, независимо от времени фактической выплаты денежных средств. Для контроля расходов на услуги связи необходимо установить лимит телефонных переговоров, утверждаемый приказом руководителя. Стоимость личных переговоров удерживается из зарплаты сотрудников.
Если у работника безлимитный тариф, то расходы на него учитываются при налогообложении прибыли в пределах лимита, установленного для работника исходя из его должностных обязанностей. Лимит утверждается приказом руководителя.
Производственный характер телефонных переговоров может быть подтвержден, например, списком контрагентов с указанием их номеров телефонов, утвержденный руководителем предприятия, отчетом сотрудника о звонках служебного характера с указанием предприятий, с которыми он связывался по мобильному телефону. Желательно, чтобы эти телефоны встречались в других документах организации (деловой переписке, договорах и т. д.).

Оплата услуг связи в налоговом учете относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Стоит отметить, что НК РФ не содержит перечень документов необходимых для подтверждения расходов на переговоры по мобильным телефонам. Однако многие разъяснения Минфина рекомендуют для подтверждения затрат на услуги связи необходимо иметь:
– утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым для исполнения своих обязанностей необходимо использование сотовой связи;
– договор с оператором на оказание услуг связи;
– детализированные счета оператора связи.

Необходимость использования сотовых телефонов можно закрепить в должностных инструкциях, указав, например, что у работника разъездной характер работы и ему необходимо поддерживать оперативную связь с деловыми партнерами, а также со своим руководством.

Если сотрудник использует на работе собственный сотовый телефон, то организация выплачивает работнику компенсацию и возмещает расходы по оплате услуг связи (ст. 188 ТК РФ). Для этого с сотрудником необходимо заключить договор аренды и указать в нем размер компенсации за пользование его телефоном. Приказом руководителя должен быть установлен лимит возмещения расходов по оплате услуг связи.
Чтобы у налоговых органов не возникло к организации претензий, ей необходимо иметь:
– копию договора об оказании услуг связи, заключенного между работником и сотовой компанией;
– документы (оригиналы или копии). подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании имущества в служебных целях (детализированный счет выписанный на имя работника) ;
– отчет работника о звонках служебного характера с указанием контрагентов, с которыми он связывался по личному мобильному телефону.

Компенсационные выплаты за использование личного телефона не облагаются НДФЛ и ПФР. Но если компенсация, выплаченная сотруднику за использование личного телефона, превышает сумму, указанную в договоре аренды, то «сверхлимитные» выплаты облагаются НДФЛ и взносами в ПФР.

Таисия Знаток (264) 3 года назад

Для подтверждения расходов на мобильную связь организация должна: 1) заключить договор с оператором связи
2)составить перечень лиц имеющих право на основании должностных инструкций пользоваться корпоративной мобильной связью
3) В должностных инструкциях сотрудников прописать, что в связи с производственной необходимостью им может, предоставляет корпоративная мобильная связь
4) Издать приказ об установлении лимита на переговоры.
5) От оператора сотовой связи регулярно получать детализацию звонков
в бухгалтерском учете - расходы по обычным видам деятельности п. 5, п. 7 ПБУ 10\99
в налоговом - прочие расходы, связанные с производством и реализацией пп. 25 п. 1 ст. 264

Как отражать расходы организации на мобильную связь

Достаточно распространенной мерой поощрения сотрудников и повышения их лояльности организациям была и остается оплата мобильной связи. Причем многие работники пользуются услугами сотовых операторов как по рабочим, так и по личным нуждам. Какими же договорами и первичными документами можно оформить отношения между компанией, оплачивающей мобильную связь, и сотрудниками? В каких случаях и какие расходы компания может учитывать в целях исчисления налога на прибыль и НДС?

На эти вопросы отвечает старший аудитор аудиторско-консалтинговой группы Градиент Альфа Роман Самилло.

- Организациям, оплачивающим мобильную связь своим сотрудникам, сотовые операторы обычно ставят следующие условия:

- между организацией и оператором нужно заключить договор;

- организация должна приобрести и оформить на себя sim-карты;

- организация должна плачивать услуги по договору с расчетного счета компании.

При условии документального подтверждения и экономической обоснованности расходы на сотовую связь учитываются при исчислении налога на прибыль в составе прочих расходов (по ст. 264 НК РФ).

Чтобы подтвердить расходы на оплату сотовой связи в целях исчисления налога на прибыль, организация должна иметь в наличии:

- утвержденный руководителем список работников, которые в силу исполняемых ими должностных обязанностей и разъездного характера работы пользуются сотовой связью.

Как правило, данный перечень утверждается руководителем предприятия на основании приказа, в котором отражаются номера мобильных телефонов, закрепленных за конкретными сотрудниками.

Также в этом документе работодатель может установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности.

- договор с оператором сотовой связи на обслуживание соответствующих телефонных номеров;

- детализированные счета, полученные от оператора сотовой связи – расшифровки переговоров.

Распечатки переговоров содержат информацию о том, с какого телефонного номера и на какой был произведен звонок, дату звонка, его продолжительность и стоимость согласно действующему тарифу. Однако даже если фирма получит от оператора связи распечатку, в ней, естественно, не будет сказано, какие переговоры являются личными, а какие - служебными.

Разбираться с номерами телефонов компании придется самостоятельно. Работнику придется помнить и учитывать все номера телефонов, по которым он звонил, они должны соответствовать списку из распоряжения руководителя. Увы, на таком неудобном способе учета расходов на сотовую связь настаивают контролирующие органы.

Хотя в начале 2009 г. в одном из последних писем по этому вопросу Министерство финансов РФ указало, что для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет его собственных средств (письмо Минфина России от 19.01.2009 г. N 03-03-07/2). В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации.

Существует обширная судебная практика, позволяющая налогоплательщикам учитывать расходы на мобильную связь при отсутствии детализации счетов (постановление ФАС Московского округа от 29.01.2010 г. N КА-А40/14759-09-2; постановление ФАС Московского округа от 24.02.2009 г. N КА-А40/12268-08; постановление ФАС Поволжского округа от 23.05.2008 г. по делу N А55-10554/07 и другие).

Преимущество такого способа в том, что достаточно один раз на основании среднестатистического и обоснованного расчета установить предел стоимости звонков сотрудников по телефону и в дальнейшем необходимо будет сравнивать фактически произведенные расходы с установленным лимитом. Это менее трудоемко, чем анализ всех номеров и разговоров из распечаток операторов сотовой связи.

В этом случае организации потребуются дополнительные документы:

- приказ об установлении лимита расходов на связь;

- бухгалтерская справка – расчет сверхлимитных переговоров.

Бухгалтерская справка в этой ситуации нужна для подтверждения сумм, возмещаемых сотрудником. В справке, как правило, указывается:

- лимит на конкретных сотрудников согласно приказу руководителя,

- фактически произведенные расходы, согласно распечатке оператора связи;

- расчет величины превышения;

- указание бухгалтерских проводок по расходам в пределах лимита и сверхлимитным возмещаемым сотрудниками переговорам.

Сотруднику установлен лимит расходов в размере 1000 руб. с учетом НДС. По итогам месяца счет за услуги мобильной связи составил 1416 руб. с учетом НДС.

Дебет счета 60 Кредит счета 51 – 1416 руб. (в том числе НДС 216 руб.) - перечислена оплата оператору связи на основании выписки банка, счета оператора услуг связи;

Дебет счета 20 (26, 44) Кредит счета 60 - 847 руб. - отражена стоимость услуг связи в составе прочих расходов, на основании детализированного счета за услуги, бухгалтерской справки-расчета;

Дебет счета 19 Кредит счета 60 - 153 руб. - отражен НДС по услугам связи, использованным в производстве;

Дебет счета 73 Кредит счета 60 - 216 руб. - отражена задолженность сотрудника за личные телефонные переговоры (с долей НДС, относящегося к стоимости личных переговоров), на основании детализированного счета за услуги, бухгалтерской справки-расчета;

Дебет счета 68 Кредит счета 19 - 153 руб. - принят к вычету НДС по услугам в доле, относящейся к переговорам сотрудника производственного характера, на основании бухгалтерской справки-расчета, счета-фактуры, выписки банка;

Дебет счета 70 кредит счета 73 - 216 руб. - удержана из заработной платы задолженность сотрудника за сверхлимитные телефонные переговоры.

Чаще всего сотрудники организация используют для телефонных переговоров собственные телефонные аппараты. В этом случае организация должна заключить с сотрудником договор аренды телефонного аппарата.

С выплат, осуществляемых работникам по договорам аренды сотовых телефонов, следует удержать НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 2 ст. 226 НК РФ).

Выплаты, осуществляемые работникам по договорам аренды сотовых телефонов, страховыми взносами не облагаются (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 г. N 212-ФЗ).

Источники: http://online-buhuchet.ru/kompensaciya-mobilnoj-svyazi-sotrudnikam/, http://otvet.mail.ru/question/82878527, http://www.nalvest.ru/nv-articles/detail.php?ID=17813print=Y








Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением