Разменный фонд кассира операциониста как правильно оформить





Приказ, который позволит держать в кассовом аппарате больше денег

Почему этот документ важен: Приказ о разменном фонде дает возможность компании хранить в ящике ККТ свободные деньги.
В чем часто ошибаются: Не указывают порядок и сроки сдачи разменного фонда в кассу компании.

Зачем нужен приказ о разменном фонде

Любой кассир знает: пусть уж лучше в кассе будет немного меньше денег, чем пробито по чекам, нежели обнаружатся излишки. Даже за 10 лишних рублей налоговики выписывают компании штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб. по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Ведь неучтенные деньги всегда расцениваются как сокрытие выручки. Между тем есть законный способ хранить в кассе определенное количество лишних денег, не вызывая при этом вопросов проверяющих. Достаточно оформить наличие разменного фонда.

Приказ о разменном фонде есть у всех розничных компаний. Он позволяет держать наличные в кассе на начало рабочего дня — для того, чтобы давать сдачу покупателям. Но создать разменный фонд может не только торговая компания — ограничений тут нет.

Что нужно прописать в приказе

Законодательство не предусматривает порядка, руководствуясь которым компании оформляют свой разменный фонд. Но для того чтобы у проверяющих точно не возникло вопросов, в приказе нужно четко прописать сумму, которая будет находиться в кассовом аппарате, а также порядок выдачи и сдачи этой суммы.

Можно выдавать разменный фонд утром каждый день из кассы организации, а вечером сдавать обратно. Это соответствует порядку, изложенному в пункте 3.8 Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином России от 30 августа 1993 г. № 104 (далее — Типовые правила). Там сказано, что разменный фонд кассир получает перед началом работы.

Однако ежедневная выдача разменного фонда не всегда удобна, поскольку бухгалтеру приходится ежедневно оформлять приходный и расходный кассовый ордера. Можно выдать разменный фонд разом на какой-то определенный период (например, месяц). Тем более что Типовые правила не содержат требования ежедневно сдавать разменные деньги в общую кассу.

Кто-то же вообще выдает разменный фонд под отчет кассиру-операционисту, и эти деньги числятся за ним все то время, пока он работает в компании. При этом кассир может хранить разменные деньги в ящике ККТ, поскольку они не являются его личными средствами (п. 4.7 Типовых правил). При увольнении кассир возвращает разменный фонд обратно в кассу предприятия. Образец приказа о разменном фонде .

Как учитывать разменный фонд

Когда приказ оформлен, бухгалтеру надо отразить передачу денег из общей кассы в операционную. Для этого выписывают расходный кассовый ордер. Прием денег в операционную кассу отражают соответствующей записью в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

В бухгалтерском учете движение денег отражают такими проводками:

ДЕБЕТ 50 субсчет Операционная касса

КРЕДИТ 50 субсчет Касса организации

— выдан разменный фонд.

Если средства разменного фонда выдаются кассиру под отчет, то это отражают проводкой:

ДЕБЕТ 76 субсчет Разменный фонд кассиров

КРЕДИТ 50 субсчет Касса организации

— выдан разменный фонд под отчет.

Если суммы разменного фонда записаны в книге по форме № КО-5, то в журнале кассира-операциониста их можно не отражать. Ведь эти деньги не имеют отношения к кассовой выручке.

Компания сама решает, как часто разменный фонд нужно сдавать в общую кассу

Разъясняет Анатолий КЛЕНОВСКИЙ . советник налоговой службы РФ II ранга

— Для инспектора, пришедшего проверять порядок работы с кассовой наличностью, важно, чтобы все деньги, находящиеся в денежном ящике ККТ, были учтены. Либо они должны быть пробиты на кассовом аппарате, либо их нахождение в кассовом ящике обосновано другими документами. Например, приказом о разменном фонде.

Законодательством не установлено, как нужно создавать и учитывать такой фонд. Эти вопросы отданы на откуп компаниям. Поэтому в приказе нужно четко прописать, какова сумма разменного фонда, как часто его выдают и когда сдают. Необязательно делать это ежеднев- но. Можно выдавать и сдавать деньги раз в месяц. Соответственно, остальное время они будут находиться в кассовом ящике. Можно выдавать деньги кассиру под отчет. Прописывайте конкретный порядок в приказе о разменном фонде и следуйте ему. Тогда претензий у проверяющих не будет.

Об оформлении разменного фонда при расчетах через ККТ

Один из болезненных вопросов - оформление разменной суммы денег, которой нужно снабдить кассира-операциониста перед началом работы, как того требуют Типовые правила эксплуатации ККМ. Почему-то к этому многие организации относятся легкомысленно, за что и расплачиваются штрафами. Как же правильно оформить размен?

С точки зрения Управления ФНС по Санкт-Петербургу, высказанной в Письме N 04- 07/27365@. это выглядит так.

В начале дня кассир-операционист по РКО получает разменную сумму и кладет деньги в ящик кассового аппарата. В РКО в строке Основание так и пишем: разменный фонд. Затем в кассовой книге появляется запись о выдаче денег. Она и РКО для проверяющих будут доказательством того, что лишняя сумма в кассе - не выручка, а именно размен. В конце работы кассир-операционист сдает ВСЕ деньги из ящика кассового аппарата по ПКО. Причем лучше составить два отдельных ордера: один - на выручку, а другой - на возврат размена. Утром следующего дня все повторяется.

Вопрос. Интересно, как все это будет работать, если магазин открывается в 8 утра, а бухгалтерия в 10, да между ними еще расстояние приличное.

Ничто не безупречно. В вашем случае РКО можно подвезти кассиру сразу после открытия бухгалтерии. А можно (только я вам этого не говорил) оформить РКО на размен накануне, но дату поставить завтрашнюю. То есть заполнить документ не задним, а, так сказать, передним числом. Да, это будет нарушением, но обнаружить его невозможно. А вот лишние деньги в ящике ККТ без РКО найти очень легко.

Если же магазин и заканчивает работу намного позже бухгалтерии, то ПКО на дневную выручку и разменный фонд, как вы понимаете, получится оформить не раньше завтрашнего дня. Только датированы они будут днем получения выручки и возврата размена. Но штрафовать за это никто не будет.

И главное: разменный фонд ни в коем случае не должен проходить по журналу кассира- операциониста. Просто ни в коем случае! Там место только выручке, полученной через ККТ. А записи о разменных суммах лишь подтолкнут инспекторов к составлению протокола, будьте уверены в этом. Посмотрите, в унифицированной форме журнала даже граф таких нет. Если же вдруг вы купили журнал, в котором графы для размена есть, то не заполняйте их. Питерское Управление налоговой службы вовсе рекомендует своим подчиненным при заверении таких журналов вносить в них запись о том, что подобные графы заполнять запрещено.

Причем, увидев данные о разменном фонде в журнале кассира-операциониста, налоговики могут обвинить вас не только в неоприходовании выручки, но и в неправильном ее хранении.

Вопрос. Постойте, это что же: в ящике кассового аппарата на ночь разменные деньги нельзя оставлять?

Если судить только по нормативным документам, то нельзя. Помните требования к кассовой комнате? Вряд ли помещение магазина им соответствует. Даже если там сейф в кабинете заведующего есть, наверняка двойной двери и окошка для выдачи денег нет. Разве что огнетушитель найдется. И ФАС Северо-Кавказского округа, между прочим, раз за разом признает законность штрафа за такое неправильное хранение денег. Например, в Постановлении N А53-25387/2008-С4-55. Кстати, это еще одна причина, по которой при нынешнем состоянии законодательства разный режим работы магазина и бухгалтерии сулит организации неприятности.

Вопрос. Какое-то бессмысленное хождение бумаг по кругу получается с этим разменным фондом.

В чем-то вы правы. Но разрыв этого круга может стоить вам 40 000 - 50 000 руб. штрафа. Впрочем, есть способ немного уменьшить количество бумаг. Его подсказало Постановление ФАС Западно-Сибирского округа N Ф04-881/2008(462-А70-43).

Что сделала фирма из Тюмени, фигурант этого решения? Она выдала разменную сумму продавцу на год. Порядок ведения кассовых операций это не запрещает. Он лишь обязывает подотчетника отчитаться о потраченных деньгах не позднее, чем пройдут 3 дня со дня окончания срока, на который он эти деньги получил. После этого продавец преспокойно держал деньги в ящике кассового аппарата, не включал их в состав дневной выручки и не сдавал по ПКО. Типовые правила эксплуатации ККМ не запрещают продавцам класть туда наличность, полученную перед началом работы. В суд же организация попала, я уверен, только потому, что выдала деньги не по РКО, а по какому-то загадочному акту приема- передачи.

Вопрос. А если продавцов, скажем, двое и они работают на одном кассовом аппарате посменно?

Выдайте одинаковую сумму размена под отчет каждому. Но всю сумму в аппарат пусть положит только один. Или каждый - по половине. Тогда проверяющие будут просто не в состоянии определить, чья именно подотчетная лишняя наличность лежит в кассе. Класть обе полные суммы туда нельзя, иначе будет легко выявить, что один подотчетник пользуется деньгами другого, а это запрещено Порядком ведения кассовых операций.

Вопрос. Хорошо, минул год, что продавцу в авансовом отчете писать?

Да почти ничего. Получил столько-то, не потратил ни копейки, вернул столько-то по такому-то приходному ордеру. Все.

Пример. Заполнение авансового отчета по разменному фонду

В начале 2010 г. старший кассир-операционист ООО Цемекс С.В. Толченов получил под отчет 1000 руб. в качестве разменного фонда. 31.12.2010 он сдал деньги в кассу по ПКО N 1499 и заполнил авансовый отчет.

Заполненный отчет может выглядеть так.

Если оформлением размена пренебречь, разбирательства в суде обеспечены.

ПКО оформлен на сумму дневной выручки за минусом разменной суммы? Выдача размена не оформлена РКО? Тогда - штраф, как утверждают московское управление налогового ведомства в Письме N 34-25/073412 и ФАС Московского округа в Постановлении N КА-А40/12458-08. Против них - Постановления ФАС Северо-Западного округа N А56-22181/2007 и N А56-43411/2006. В обоих суд дал понять, что ящик кассового аппарата - не касса организации, здесь Порядок ведения кассовых операций не действует.

Когда же организацию пытаются оштрафовать только за то, что она не оформила РКО на разменные деньги, ФАС Северо-Западного округа отвечает: это нарушение Порядка ведения кассовых операций не делает разменный фонд неоприходованной выручкой. Посмотрите, например, Постановления N А56-17823/2007 и N А56-14725/2007. В то же время ФАС Центрального округа в Постановлении N А64-2989/06-4 счел законным штраф по статье 15.1 КоАП РФ за то, что продавцу не выдали разменный фонд под отчет (а значит, и РКО не оформлялся).

Впервые опубликовано в издании Главная книга. Конференц-зал 2010, N 5

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

Обсуждения

Добрый день#33;
Открыли ресторан. Как оформить размен в кассе?
Я думала может через займ от Директора- через ПКО на 66 счет повесить?
Как правильно будет? Дело в том что у нас директор просто взял и дал 5 т.р в кассу на размен в первый рабочий день..Получится если придет проверка у нас в кассе будут излишки.
Как правильно это оформить?#33;

Необходимо составить приказ на разменную монету, в котором прописать, какая сумма для размена может у вас находится в кассе (в вашем случае это 5 т.р. ). На Вашем месте я бы взяла от директора 5 т.р. рублей (например утром), как только необходимая сумма наберется вернуть их ему, а для дальнейшего размена взять из выручки. Я думаю, в Вашем ресторане выручка будет больше 5 т.р. )

Сделайте приказ об отмене лимита кассы.

С 1 июня действуют новые правила установления лимита кассы и расчета лимита кассы и остатка наличных денег в кассе компаний, ее обособленных подразделений и у предпринимателей (Указание Банка России от 11 марта г. № 3210-У). Все изменения выгодные. Во-первых, у компаний появилась возможность пересчитать лимит кассы по выгодной формуле. Во-вторых, малые компании и предприниматели больше не обязаны устанавливать и соблюдать лимит остатка наличности кассы.

Ирина. Марина. Девочки я неправильно написала. Ситуация такая. открылись мы 2го апреля- сумма выручки за день составила 30 т.р в этот день у меня взяли деньги в подотчет 3 т.р и 5т.р мы оставили на размен в кассу- итого по факту мне выручку сдали в размере 22т.р. у меня в 1С получается выручка отразилась 27т.р- но в уме я знаю что у меня 5 то тысяч еще лежит в кассе. Я вот думаю может приказ сделать о ежедневной сдаче выручки и отразить пункт о сумме размена 5т.р Или как сделать правильно то? Дело в том что открылись то мы 2го апреля а сегодня уже 03 августа- кассу я уже всю сшила- сейчас что все переделывать? Как правильно поступить?

т.е. у вас получается эти 5 т. р. зависли и вы не знаете как их оправдать ?#33; Сделайте приказ с текстом примерно такого содержания Установить, что ежедневно в контрольно-кассовом аппарате модели «», должен находиться разменный фонд в сумме 5000 руб. мелкими купюрами и монетами и все.

Танюша. я правильно поняла: директор внес в кассу предприятия 5000 руб и их выдали в кассу бара для размена по расходнику в котором написано - разменный фонд? И проблема в том, как оформить приход этих 5000 в кассу предприятия?

Источники: http://www.glavbukh.ru/art/17544-prikaz-kotoryy-pozvolit-derjat-v-kassovom-apparate-bolshe-deneg, http://ppt.ru/news/82367, http://vk.com/topic-19771770_30253859








Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением