Списание материалов документальное оформление





Документальное оформление материалов. Как обойтись минимумом первички

Собственные бланки на основе унифицированных форм

Документальное оформление материалов можно организовать на основе собственных бланков первички. Проще разработать такие бланки не с нуля, а взяв за основу унифицированные формы. Достаточно убрать из них лишние графы и добавить нужные. Большинство унифицированных форм по учету материалов слишком громоздкие.

Возьмем форму приходного ордера № М-4. Из нее можно исключить сведения о номере паспорта. Эту строку заполняют только при учете таких материалов, как драгоценные камни и металлы. Данные о наименовании страховой компании, номере платежного документа, коде единицы измерения тоже ставят редко.

В таблице ниже есть унифицированные формы, которые можно взять за основу при разработке собственных бланков по учету материалов. Там же мы уточнили, какие графы из такой первички можно удалить. Главное оставить в документах обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете.

Формы первичных документов, на основании которых удобно разработать новые бланки

Для какой хозоперации нужен документ

Какие графы можно исключить

Компания принимает материалы поставщика на склад, и вы отражаете их насчете 10 Материалы

Код единицы измерения ; Название страховой компании ; Номер платежного документа ; Номер паспорта

Акт о приемке материалов по форме № М-7

Компания принимает материалы на склад, и вы отражаете их на счете 10 Материалы . При этом есть расхождения между документами поставщика и фактическим количеством (ассортиментом) товара

Время начала и окончания приемки ; Название страховой компании ; Дата отправки продукции ; Дата и номер телефонограммы о вызове отправителя (заготовителя) ; Количество мест или вид упаковки ; Код единицы измерения ; Сорт ; Номер паспорта

Лимитно-заборная карта по форме № М-8

Вы отпускаете материалы со склада в производство и списываете их со счета 10 Материалы на счета затрат 20. 23. 25. 26 и т. д. Стоимость материалов вы признаете в составе налоговых расходов, если в компании установлены лимиты отпуска материалов в производство

Код единицы измерения ; Подпись лица, установившего лимит

Компания передает материалы из одного подразделения в другое. Например, со склада в головной офис. На основании документа вы списываете ценности сосчета 10 Материалы на счета затрат 20. 23. 25. 26 и т. д. А также признаете их стоимость в налоговых расходах. Если в требовании-накладной не указано, где будут использоваться материалы, то потребуется еще и акт на списание

Код единицы измерения ; Количество затребуемых материалов

Накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15

Компания передает материалы в подразделения за ее пределами. На основании документа ценности списываются со счета 10 Материалы на счета затрат 20 ,25 и т. д. А также учитываете их стоимость в налоговых расходах. Если в накладной не указано, где используются материалы, потребуется еще акт на списание

Код единицы измерения ; Количество затребуемых материалов ; Вид деятельности структурных подразделений, которые отпускают и получают материалы ; Учетная единица выпуска продукции

Оформление всех поступивших материалов одним документом

Без некоторых первичных документов, на основе которых организуется документальное оформление материалов, можно и вовсе обойтись. Например, до года материалы можно было принять на счет 10 на основании одного из двух документов. А именно приходного ордера по форме № М-4 или акта по форме № М-7. Первый документ требовалось составить, если сотрудники компании не выявили расхождений между данными в документах поставщика и принятыми материалами. Второй - был нужен, чтобы принять к учету материалы, если по ним нет документов от поставщика или есть какие-то расхождения (по количеству, ассортименту).

Теперь для всех этих случаев можно использовать приходный ордер (форма № М-4 ). В этой унифицированной форме отражают как количество принятых материалов, так и данные, указанные в документах поставщика. И значит, если есть расхождения, то это будет понятно из приходного ордера. Потому и акт не нужен. В приходный ордер можно добавить графы, где сотрудник на складе напишет пояснения по расхождениям. Эта информация поможет составить продавцу претензию.

Отпуск материалов по единому документу

Отпуск материалов со склада раньше надо было оформлять одним из трех документов: лимитно-заборной картой, накладной на отпуск материалов на сторону или требованием-накладной. По сути, перечисленные унифицированные документы предназначены для одной и той же операции — когда передают материалы со склада другому подразделению компании (к примеру, в бухгалтерию, производство). В частности, по лимитно-заборной карте отпускали материалы, для которых предусмотрены лимиты. На основании требования-накладной передавали МПЗ, для которых лимитов нет. И наконец, накладная на отпуск на сторону нужна, чтобы отразить перемещение материалов в обособленное подразделение компании.

Вы можете разработать единый документ. Включите туда строки, где будут отражаться лимиты (если они есть в вашей компании). А также данные об обособленном подразделении, в которое передают материалы. Все документальное оформление материалов будет вестись на основе этого бланка.

Ревизия собственных форм первички

Для некоторых операций по учету материалов и раньше приходилось разрабатывать собственные бланки. Унифицированных форм не было. Понадобится такая первичка и сейчас. Назовем два наиболее важных документа.

Первый — это акт на списание материалов. Акт необходим, чтобы списать подобные ценности на расходы в бухгалтерском и налоговом учете. Правда, он нужен лишь в том случае, если в документах на отпуск материалов со склада (например, в требовании-накладной) не указано назначение. То есть не расшифровано, как израсходовали ценности. И если в случае с производственными материалами такая ситуация происходит редко, то с офисными МПЗ это обычное дело.

Второй документ — это акт на списание изношенной спецодежды. По учету таких материалов утверждена лишь одна унифицированная форма. Это ведомость на выдачу спецодежды работникам по форме № МБ-7. На основании такого документа стоимость выданной спецодежды списывают в бухгалтерском и налоговом учете. Причем, если спецодежду учли в качестве материально-производственных запасов, то расходы на ее приобретение можно списывать равномерно в течение срока носки или единовременно. В последнем случае спецодежду продолжают отражать за балансом. А для того чтобы списать уже выданную и изношенную форму, никакого документа не предусмотрено. Бухгалтер составляет акт в произвольном виде.

Проведите ревизию неунифицированных первичных бланков, которые вам приходилось оформлять раньше. Убедитесь, что в них есть все обязательные реквизиты. А именно: название документа и содержание операции, единица измерения, должность, фамилия и инициалы сотрудников, ответственных за оформление первички и за ее исправления.

Каким документом оформляется списание материалов

Закупленные материалы для работы предприятия или офиса со временем расходуются, а значит, возникает необходимость их списывать. Материалы могут быть потрачены для производства продукции, на канцелярские нужды офисных работников, на нужды обслуживающего персонала, они также могут быть просто испорчены или похищены или переданы в другую организацию путем продажи или обмена.

Сложность учета материалов заключается в том, что все они разные, по-разному используются, имеют разную ценность и срок службы. Поэтому и порядок их списания различается.

Порядок списания материалов

Чтобы оформить списание материалов нужно:

Составить акт списания

Приложить бухгалтерскую справку.

Для списания материалов создается комиссия из материально ответственных лиц, которая и составляет акт на списание. Акт должен быть составлен в трех экземплярах: один для бухгалтерии, как основание для списания материалов с ответственного лица, второй для комиссии, а третий экземпляр материально-ответственному лицу.

Как составить акт на списание материалов?

Существует единая форма акта на списание материалов. которая утверждена Госкомстатом РФ. В акте обязательно должны присутствовать такие элементы:

дата и место его составления

ФИО, должность каждого члена комиссии, его подпись

Таблица с перечнем списываемых материалов, их количеством, причиной списания (списание в производство, непригодность для дальнейшего использования, хищение, безвозмездная передача)

цена и общая сумма по каждому виду

в самом низу прописью ставится общая сумма, на которую списывается товар.

Каждый член комиссии подписывает акт, а затем он утверждается руководителем компании или предприятия. В комиссию может входить представитель санэпиднадзора или другой контролирующей организации. Подпись руководителя, утверждающая списание, ставится в правом верхнем углу документа с указанием должности и расшифровкой подписи, а также ставится дата утверждения документа.

Если же материалы перемещаются внутри организации на ее нужды, к примеру, на производство какой-то продукции, на нужды офисных работников или обслуживающего персонала, то происходит списание их в производство. В таком случае материалы выдают со склада предприятия.

Рассмотрим каким документом оформляется списание материалов в производство

При передаче материалов со склада предприятия в различные его подразделения оформляются первичные учетные документами, их формы утверждены постановлением Госкомстата России № 71а от 30.10.1997 и являются обязательными к применению.

К ним относятся: • лимитно-заборные карты (типовая межотраслевая форма № М-8) • накладные на отпуск материала (типовая межотраслевая форма № М-15) • требования накладные (типовая межотраслевая форма № М-11)

Оформление акта на списание материалов в производстве акта на списание материалов в производстве предусматривается в случаях, когда организация списывает их своим подразделениям. В таких случаях основания для списания не указываются, и все оформляется как внутреннее перемещение, а израсходованные материалы оформляются актом расхода.

Такой акт составляется подразделением, которое получает и расходует материал. В альбоме унифицированных форм нет такой формы, а это значит, что каждая организация имеет право ее для себя разработать, учитывая требования «О бухгалтерском учете» статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ. Форма составления акта расходов, ее порядок и периодичность обязательно закрепляются в учетной политике предприятия.

В акте расхода необходимо указать:

цену за единицу и общую сумму по каждому виду

шифр, наименование заказа, для которого материал расходовался, или же шифр, наименование затрат

общее количество по нормам расхода и сумму

количество сверх нормы, сумму перерасхода и ее причины.

При необходимости в акте указывают количество изготовленных изделий или объем выполненных работ.

Списание сырья и материалов в производство можно производить, основываясь на производственные отчеты, которые составляются по технологическим картам и согласно утвержденным нормам по расходу материалов на единицу производимой продукции.

Каждое подразделение предприятия делает ежемесячные отчеты о движении материалов и их наличии, передавая его в бухгалтерию. Бухгалтерия проверяет отчеты, сверяя их с данными бухгалтерского и складского учета.

Нужно ли в акте на списание материалов в производство указывать НДС?

И в бухгалтерском, и в налоговом учете стоимость МПЗ определяют по затратам на их приобретение, при этом не учитывается налог на добавленную стоимость. Поэтому списывая материалы и сырье в производство, не указывают НДС в акте на расход.

НДС, который предъявляет продавец материалов или сырья, включается в налоговый вычет уже после принятия материально-производственнх затрат к учету, а также при соблюдении всех условий, прописанных в статьях 171, 172 НК РФ. Если предприятие ведет деятельность, которая не облагается НДС, то предъявленный налог будет учитываться в первоначальной цене приобретаемых материалов, услуг или работ.

Нужен ли Акт на списание ТМЦ при списании их в производство

2. Марина * (krimmari) 24.11. 16:24

Является ли обязательным оформление акта на списание ТМЦ для списания материалов в производство при наличии накладной М-11?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

По нашему мнению, в целях подтверждения произведенных обществом расходов составление акта или иного документа, предусмотренного учетной политикой, подтверждающего факт использования материалов в производственных целях, является обязательным вне зависимости от того, по какой форме накладной был оформлен отпуск материала со склада (форма N М-8 или форма N М-11).

Порядок учета материалов установлен Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее - Методические указания), утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

В соответствии с п. 90 Методических указаний под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

Порядок отпуска материалов со склада организации в производство и соответствующего документооборота устанавливается руководителем по согласованию с главным бухгалтером организации и закрепляется в учетной политике.

Пунктом 100 Методических указаний предусмотрено, что первичными учетными документами по отпуску материалов со склада организации в подразделения организации являются:

- лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма N М-8);

- требование-накладная (типовая межотраслевая форма N М-11);

- накладная (типовая межотраслевая форма N М-15),

формы и порядок заполнения которых утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Лимитно-заборные карты (форма N М-8) предназначены для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды. Лимитно-заборные карты применяются в тех производствах, где эти лимиты устанавливаются.

Если расходование материалов на предприятии не лимитируется или потребность цехов, хозяйств и участков в них возникает периодически, отпуск материалов должен осуществляться по требованиям-накладным (форма N М-11). По этой же форме оформляется движение материалов внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами, а также операции по сдаче на склад остатков неизрасходованных материалов (если не применяются лимитно-заборные карты), возвратные материалы и отходы от брака.

Таким образом, указанные первичные документы подтверждают факт передачи материалов подразделениям, но не факт их использования.
Помимо форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, организация, исходя из конкретных условий ее деятельности, может применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материально-производственных запасов, причем эти формы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ О бухгалтерском учете (постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.03.2006 N А13-6672/2005-19).

Таким образом, в целях учета движения материалов Методические указания оставляют за организацией право оформлять иные первичные документы (в том числе акты на списание материалов, материальные отчеты).

В то же время при внутреннем перемещении материалов составление акта расхода прямо предусмотрено п. 98 Методических указаний.

Акт расхода составляется на фактически израсходованные материалы подразделением - получателем материалов. В нем указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

На основании указанного выше акта осуществляется списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от целей расходования).

Таким образом, составление акта и является документом, подтверждающим факт использования материалов в производственных целях.
Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, должен быть самостоятельно установлен организацией и прописан в учетной политике.

На основании вышеизложенного считаем, что в целях подтверждения произведенных обществом расходов составление акта или иного документа, предусмотренного учетной политикой и подтверждающего факт использования материалов в производственных целях, является обязательным вне зависимости от того, по какой форме накладной был оформлен отпуск материала со склада (форма N М-8 или форма N М-11).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

Источники: http://www.glavbukh.ru/art/21212-dokumentalnoe-oformlenie-materialov-kak-oboytis-minimumom-pervichki, http://whatdocs.ru/%D0%BA%D0%B0%D0%BA%D0%B8%D0%BC-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BC-%D0%BE%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%BB%D1%8F%D0%B5%D1%82%D1%81%D1%8F-%D1%81%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D0%BE%D0%B2, http://forum.infostart.ru/forum8/topic47084/








Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением