Технология ведения бухгалтерского учета





Информационные технологии в бухгалтерском учете

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ОБЛАСТИ

Особенности автоматизации бухгалтерского учета

Едва ли не первыми объектами автоматизации в управлении предприятиями стали задачи бухгалтерского учета. В подразделениях бухгалтерского учета документооборот более формализован и унифицирован по процедурам и методикам обработки и составления документов по сравнению с другими службами аппарата управления. Поэтому ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях. Использование в работе бухгалтерской программы дает широкие возможности для автоматического отражения любых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерских проводок, а также исключения арифметических ошибок. На компьютере легко формируются все первичные и отчетные документы.

Вместе с тем построение автоматизированных информационных систем (АИС) по бухгалтерскому учету все же представляет собой довольно сложную исследовательскую и проектную работу. Бухгалтерский сектор имеет определенную специфику. В содержательном плане бухгалтерская информация отображает большую часть процессов материального и финансового учета любого предприятия. Она фактически отражает хозяйственное состояние предприятия. Бухгалтерская информация характеризуется широкой номенклатурой документов и показателей. Эти документы и показатели имеют довольно сложный уровень логической и арифметической взаимосвязи, как по вертикали, так и по горизонтали. Поскольку к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования по достоверности, то при проектировании и эксплуатации АИС необходимо учитывать многочисленные схемы логико-арифметической увязки показателей. Это необходимо для того, чтобы обеспечить целостность баз данных (БД), а также необходимый уровень достоверности и полноты показателей в выходных документах.

Сравнительно большой объем документов обусловливает необходимость привлечения технических средств обработки и передачи данных с расширенным объемом памяти и хорошей пропускной способностью. Каждому бухгалтеру приходится делать выбор при поиске наиболее подходящей именно для его предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета. Кажущаяся простота выбора часто оборачивается долгими поисками наиболее оптимальной и недорогой программы. Вместе с тем, с учетом технологической нагрузки на сотрудников бухгалтерии информационные технологии в бухгалтерском учете должны быть просты в освоении, эксплуатации, иметь интерфейс с высоким уровнем адаптивности. Информационная технология должна существенно облегчить работу бухгалтера, не создавать ему дополнительных трудностей, а, наоборот, снижать их.

Информационные технологии в бухгалтерском учете

Построение АИС бухгалтерского класса базируется на сравнительно широком наборе бухгалтерских программ. В настоящее время на российском рынке программных продуктов сегмент бухгалтерских программ наиболее объемный и составляет около 500 различных программ. Этот рынок непрерывно расширяется. Например, на проходившей в 2004 г. ХI выставке-конференции «Бухгалтерский учет и аудит-2004» было представлено 135 участников, 27 из которых — это фирмы, впервые представившие свои программные продукты на выставке. На рынке бухгалтерских программ работает значительный состав фирм-разработчиков, предлагающих услуги по разработке, внедрению и сопровождению пакета прикладных программ (ППП). Эти пакеты ориентированы на различные классы предприятий. Пакеты бухгалтерских программ в разной мере охватывают комплекс задач бухгалтерского учета. Вместе с тем, наибольшим спросом пользуются такие программы, которые могут быть базой для создания информационных технологий для сравнительно широкого класса предприятий и состава решаемых функциональных задач бухгалтерии. Один из таких программных пакетов - «1С: Бухгалтерия», который разработан фирмой «1C».

ППП «1С:Бухгалтерия» предназначен для учета наличия и движения средств предприятия. Он может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами системы «1С:Предприятие». ППП «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматизировать выполнение практически полного состава задач бухгалтерского учета:

операции по банку и кассе;

основные средства и нематериальные активы;

товары и услуги, выполнение работ;

учет производства продукции;

учет валютных операций;

взаиморасчеты с организациями;

расчеты с подотчетными лицами;

другие разделы учета.

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ФОРМЫ И СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Понятие и признаки формы бухгалтерского учета

Под формой бухгалтерского учета в целом понимают совокупность учетных регистров, используемых в определенной последовательности и взаимодействия для ведения учета с применением принципа двойной записи. Определенное сочетание хронологического и систематического учета, определенные формы связи между учетными регистрами, способ и техника учетных записей - все это определяет форму ведения бухгалтерского учета. Причем формы регистров, порядок и последовательность записей в них, а также технические средства учета очень разнообразны.

В СССР до появления компьютеров использовали большое количество форм учета, среди которых основными были Журнал-Главная, мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы, которые до сих пор применяют украинские предприятия.

Чем сложнее организация производства, тем шире функции и задачи учета и тем совершеннее должна быть форма учета. Для обеспечения учетной информации для планирования, анализа и контроля лучшей считают ту форму бухгалтерского учета, в которой ведение учета наименее трудоемкое.

Перед тем, как подробно рассмотреть признаки, характеризующие определенную форму учета, отметим, что наиболее общим и таким, что может применяться как к бумажным форм учета, так и к формам, которые предполагают использование компьютеров, мы считаем определение проф. Я В. Соколова [20], который в форме учета понимает все то, что лежит между первичными носителями учетной информации и бухгалтерским отчетом.

Неотъемлемой составляющей определения формы учета является понятие учетного регистра. Регистр отражает вторичную учетную информацию (первичным источником информации являются первичные бухгалтерские документы) и является материальным средством фиксации на счетах данных о фактах хозяйственной деятельности предприятия. Регистры бухгалтерского учета предназначены для формирования в них заранее установленного перечня показателей. Внесение изменений в сторону увеличения или уменьшения количества показателей приводит к изменению работы всего учетного персонала, является достаточно трудоемким. В течение многих лет главным признаком формы бухгалтерского учета считали именно внешний вид регистров и их построение.

В основу построения бумажных регистров бухгалтерского учета положен принцип избытка, то есть все данные, которые могут понадобиться, регламентно в них формируются и фиксируются. При этом учетные регистры имеют многоцелевое назначение. В них формируется информация, необходимая функциональным службам для различных задач: проведение анализа и выявления резервов, заполнение форм периодической и годовой бухгалтерской отчетности, текущего и последующего контроля, выдача справок и тому подобное. Учетные регистры однозначно характеризуют любую форму учета. Например, постоянное совершенствование форм журналов-ордеров, их модификация для больших и малых предприятий не изменили сущности журналов-ордеров и формы бухгалтерского учета, построенной с их помощью, несмотря даже на то, что эту форму теперь не совсем точно называют журнальной .

Однако в условиях применения компьютеров изменилось традиционное понимание самого понятия регистр бухгалтерского учета. При бумажных формах бухгалтерского учета система отображения учетных данных в регистрах бухгалтерского учета объединенная с системой их обобщения и полностью зависит от нее. Если при безкомпьютерному способе обработки бухгалтерских данных под регистром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенное для фиксации, накопления, систематизации, обобщения и отображения учетной информации, то в условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадия отображения учетной информации, то есть предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, является самостоятельным процессом, который не связан со стадиями накопления, обобщения и систематизации.

Накопление, систематизация и обобщение учетной информации в условиях применения современной вычислительной техники осуществляются в автоматическом режиме. Первичная бухгалтерская информация накапливается в базе данных компьютерной системы, а обобщается и систематизируется на счетах, которые представлены отдельными ячейками памяти компьютера и являются идеальными с точки зрения теории бухгалтерского учета, носителями признаков ее группировки. Построение структуры компьютерных баз данных может быть самой разнообразной, а табличный принцип, по которому строятся бумажные регистры, не единственный при построении компьютерных баз данных. Базы данных также иерархические, сетевые, реляционные [7, с. 44].

При компьютеризированном учета любой материальный носитель данных бухгалтерского учета с теоретической точки зрения можно рассматривать как регистр, а следовательно, любые электронные носители, с помощью которых накапливается учетная информация, можно считать регистрами учета. В отношении традиционных бумажных учетных регистров, то можно согласиться с мнением проф. Д.В. Чистовая, что при компьютеризированном учета их назначение и содержание принципиально меняются: из средств обобщения и группировки информации они превращаются в выходные формы аналитической направленности [21, с. 5].

При применении компьютеров учетный регистр объединяет три составные части:

а) компьютерную базу данных с определенной структурой, предназначенной для накопления и хранения учетной информации на технических носителях;

б) переменные величины, временно созданные в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных, - бухгалтерские счета;

в) видеограммы и машинограммы, предназначенные для отображения сгруппированной и систематизированной учетной информации (рис. 3.13).

Несмотря на то, что контрольные (связывающие) средства имеют большое значение в форме бухгалтерского учета, они не главные в применении компьютеров. Например, связей учетных регистров с документами, взаимосвязей хронологического и

Рис. 3.13. Структура электронного учетного регистра

систематической записи, аналитического и синтетического учета, учетных записей может быть столько, сколько вариантов технологического процесса обработки учетной информации. Итак, отличия одной формы от другой определяются не только внешним видом учетных регистров и их связью, но и системой записей, в них осуществляются. Соответственно, форма бухгалтерского учета - это совокупность регистров, которые объединяются общей структуре их построения, техникой и последовательностью учетных записей. Одной из главных признаков формы учета также технологический процесс обработки информации. Технологический процесс обработки учетной информации на каждом предприятии не одинаков. Практика показывает, что этот процесс зависит от многих факторов, а именно от состава технических средств, квалификации и структуры бухгалтерского аппарата, от технологии производства и тому подобное. Кроме того, он постоянно совершенствуется, меняются алгоритмы обработки первичных данных, а отсюда и получения итоговой информации. Таким образом, не может быть единой формы компьютеризированного учета, как не может быть и единой формы учета для традиционных бумажных методов ведения бухгалтерского учета.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Лекция IV ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Лекция 11 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

После изучения этой главы студент должен:

o особенности организации корпоративных информационных систем бухгалтерского и налогового учета;

o состав и характеристики общероссийских классификаторов для информационных систем бухгалтерского учета;

o состав и характеристики системы унифицированных документов для информационных систем бухгалтерского учета;

o анализировать функциональную структуру информационных систем автоматизированного бухгалтерского учета;

o основами построения информационных систем автоматизированного бухгалтерского учета.

Сущность и принципы ведения бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет является центральным компонентом системы управления любым объектом. В общем объеме экономической информации данные бухгалтерского учета организации составляют более 50%. Бухгалтерскую информацию используют различные категории персонала предприятия для принятия управленческих решений: менеджеры, экономисты, финансисты, организаторы производства и т.п. Бухгалтерская информация в виде отчетов - бухгалтерский баланс, приложения к бухгалтерскому анализу - необходима также внешним пользователям - сторонним организациям и предприятиям, налоговым органам, органам власти, инвесторам и т.п. От бухгалтерской информации зависят многие управленческие решения, и информационная система бухгалтерского учета оказывает наиболее существенное влияние на эффективность автоматизации управления.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, наблюдения, измерения, регистрации, обработки и получения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета.

Данное определение раскрывает:

o сферу учета - экономическая деятельность хозяйствующего субъекта, бухгалтерский учет ограничен рамками внутренних хозяйственных процессов;

o объекты учета - имущество, собственный капитал, обязательства, задолженности со стороны других организаций, хозяйственные операции;

o самостоятельное значение бухгалтерского учета по отношению к статистическому и оперативному;

o основные этапы учетного процесса - наблюдение, измерение, регистрация, хранение, обработка, передача данных;

o формат представления информации - денежный, натуральновещественный;

o методы учета - сплошной (учитываются все хозяйственные операции), непрерывный (учет ведется с момента регистрации организации и до ее реорганизации или ликвидации в соответствии с законодательством РФ), документальный (на основе документов).

Спецификой бухгалтерского учета является сто обязательность для всех юридических лиц на территории страны (для обществ и граждан, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, обязательно ведение учета доходов и расходов и составление отчетности - налоговой декларации).

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

1) создание информационной системы бухгалтерского учета для формирования полной, достоверной, своевременной и актуальной информации о различных сторонах хозяйственной деятельности организации, необходимой для подготовки управленческих решений, а также выдача регламентированных форм отчетности для внешних пользователей;

2) контроль над законностью и целесообразностью осуществления хозяйственных операций - внутренний аудит;

3) выявление резервов повышения эффективности деятельности организации.

Информационная система бухгалтерского учета должна удовлетворять следующим требованиям:

o правильная методическая основа построения планируемых (прогнозных) и учетных показателей;

o охват учетом всех хозяйственных процессов и операций;

o достоверность, полнота, точность учетных данных, оперативность выполнения учетных операций;

o эффективность организации бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет связан практически со всеми функциональными подсистемами. При формировании планов деятельности организации используются учетные данные прошлых периодов для анализа и подготовки новых плановых заданий, процесс планирования предполагает разработку показателей, которые предусмотрены в бухгалтерском учете. Бухгалтерский учет тесно связан с функцией контроля - внутреннего аудита, в результате проведения которого можно выявить отклонения от плановых показателей, установленных лимитов и нормативов расхода ресурсов, других регламентов ведения хозяйственной деятельности. Именно благодаря аудиту в совокупности с высококачественным бухгалтерским учетом обеспечивается контроль сохранности имущества, выполнение норм хозяйственного и трудового права. На основе бухгалтерской информации выполняется глубокий экономический анализ, который является основой для корректировки управленческих решений, реализуется функция регулирования хозяйственной деятельности.

Основными принципами ведения бухгалтерского учета являются:

1) принятие учетной политики, действие которой ограничено как минимум одним календарным годом;

2) использование двойной записи для бухгалтерских проводок, обеспечивающей отражение хозяйственной операции по дебетовому и кредитовому счетам;

3) для хозяйственных операций введение стоимостной оценки в валюте РФ;

4) осторожность, существенность и доброкачественность учетной информации;

5) отражение в бухгалтерском учете только собственного имущество, обязательств и хозяйственных операций с использованием метода исторической оценки (на дату совершения операции);

6) обязательность периодической инвентаризации имущества и финансовых обязательств с отражением результатов в учете;

7) документальный учет хозяйственных операций в момент их возникновения, наличие документов-оснований;

8) отражение хозяйственных операций в отчетности тех периодов, к которым они относятся;

9) тождественность данных аналитического учета оборотам и остаткам для счетов синтетического учета на 1-е число каждого месяца.

Западная система бухгалтерского учета определяется как ИС для измерения и обработки финансовой информации о хозяйствующем субъекте. Принято различать: финансовый учет - учетная информация для внутреннего и внешнего использования; управленческий учет - учетная информация, необходимая для управления в пределах фирмы (табл. 11.1).

Различия финансового и управленческого учетов

Источники: http://lektsii.org/3-36809.html, http://studbooks.net/6378/buhgalterskiy_uchet_i_audit/kompyuternye_formy_sistemy_buhgalterskogo_ucheta, http://studme.org/137311208836/informatika/informatsionnye_sistemy_tehnologii_buhgalterskom_uchete








Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением