Закрывающие документы на услуги





Перечень закрывающих документов для бухгалтерии

При совершении любой сделки очень важную роль, помимо второстепенных документов (квитанций, чеков, выписок), играют так называемые закрывающие документы, наличие и правильность их оформления.

Контрагенты компаний при совершении любой сделки должны представлять такие бумаги с обеих сторон. В этой статье мы подробно рассмотрим специфику закрывающих документов, то, что в них входит и прочие рабочие нюансы.

Что собой представляют закрывающие документы

Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.

Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.

Для чего конкретно документы необходимы

Чтобы сделка юридически считалась оконченной, а не только оплаченной, требуются всяческие закрывающие документы.

При совершении каких-либо юридических операций также крайне важно, чтобы эти операции были письменно оформлены. Если на счет компании поступили некоторые средства, то бухгалтерии в обязательном порядке нужно зафиксировать это в письменном виде.

Закрывающая документация бывает разного типа и зависит, прежде всего, от характера сделки. Далее мы более подробно рассмотрим этот вопрос.

Типы документов

В стандартный список закрывающих бумаг входит:

  • акт, свидетельствующий об успешном выполнении того или иного действия;
  • счет-фактура;
  • накладная товарно-транспортного или просто товарного характера.

Сделки на поставку товаров требуют заключения накладной. Отдельно стоит отметить, что самую главную юридическую силу имеют только копии этих документов. По этой причине даже на временное использование копия не годится для правомерного совершения действий.

Реквизиты накладной

Накладная создается в двух экземплярах: поставщиком для себя и для покупателя. Осуществляется такой правовой акт при продаже или транспортировке товаров. Основные реквизиты накладной:

  • прописывание даты и наименования документа;
  • имя поставщика;
  • подробное или поверхностное описание предмета сделки;
  • общее количество предмета сделки;
  • единица измерения в денежном эквиваленте;
  • подпись ответственного органа с указанием инициалов.

Официально законодательством Российской Федерации не учрежден конкретный вид накладной. Поэтому зачастую различные организации разрабатывают свой вид накладной. Однако все вышеперечисленные пункты обязательно должны быть прописаны в закрывающем документе.

Если вам еще не до конца понятно, как выглядит накладная, мы разработали для вас примерный бланк.

Накладная № 19 от «24» июня года.

Отправитель: ООО «БухгалтГарант».

Получатель: ООО «ОмегаРиэлт».

Основание для отпуска товара: договор № 8 от «13» марта года.

Договоренность № 54 от «29» декабря года через менеджера по снабжению И. Е. Иванова.

Далее следует стоимость и количество продукции, желательно в таблице (номер, наименование, единица измерения, количество, цена, конечная сумма).

Отпущено всего одно наименование.

На сумму: десять тысяч рублей 00 копеек.

Отгрузил товар директор: ____________ Д. И. Нестеров.

Получил товар: _________ М. Н. Хлестаков.

МП

Если основным объектом сделки выступает работа или услуга, то закрывающим документом станет акт. Последний является не только документом, подтверждающим, что обе стороны выполнили свои действия, но и что они не имеют никаких претензий друг к другу. Акт распечатывается в двух экземплярах, и они сохраняются у каждой стороны.

Если документы отсутствуют

Сделка считается оформленной и полноценной по всем пунктам, только когда при ней присутствуют закрывающие документы. Хотя иногда может возникнуть случай, что документы были утеряны или же некорректно составлены из-за халатности работников бухгалтерии. Это может очень дурно сказаться не только на репутации фирмы, но и здорово ударить по кошельку владельца, если во время проверки налоговой фирмы и других контролирующих органов расходы были включены в декларацию, но не были подтверждены документально.

Такая оплошность может повлечь за собой массу негативных последствий. Одна из них: доначисление налогов. В результате всего этого снижается налог на прибыль и его приходится доплачивать, включая все пени и проценты.

Помимо всего прочего, вас могут также наказать и за отсутствие самих документов.

Чтобы всего этого не произошло, настоятельно советуем вам тщательнейшим образом отслеживать все обороты документации предприятия, особое внимание уделяя закрывающим документам. Возможно, потребуется нанять отдельного человека, которому вы доверяете и квалификация которого позволяет ему на высшем уровне проводить все операции проверок.

Самое популярное:
  • «Упрощенка» 6% для ИП в году: отчетность, взносы в ПФР
  • Купить биткоины за рубли в России
  • Списки невыездных граждан России за границу
  • Как и где получить кредитную историю: пошаговая инструкция

Что такое закрывающие документы

При проведении любой сделки большое внимание необходимо уделять тому, есть ли в наличии и правильно ли оформлены закрывающие документы. И речь идет не о платежках, квитанциях, банковских выписках, которые тоже обязательны и очень важны.

Закрывающие документы — это бумаги, в которых обеими сторонами подтверждается факт завершенности сделки в части выполнения партнерами самого предмета договора.

Для того чтобы у контрагентов не возникало недоразумений и недопонимания по каким-либо деталям проводимых операций, рекомендуется всегда тщательно прописывать все нюансы в контракте. Не будет лишним там же конкретно указать, какие документы необходимы для того, чтобы соглашение считалось выполненным.

Для чего нужны закрывающие документы

Для того чтобы сделка юридически считалась завершенной, а не только оплаченной, должно быть подтверждение этого факта в письменном виде. Для этого и существуют различные закрывающие документы.

Бухгалтерия каждого предприятия требует строгого учета операций и наличия всех бумаг по ним. Если перечислены деньги за товар либо услугу, то у бухгалтера должен быть документ о том, что предприятие получило их. И наоборот, фирма-контрагент такими же документами закрывает у себя операцию по приходу средств и подтверждает, за что именно ей заплатили эту сумму.

Для разного типа сделок существуют различные договоры, а также бумаги, которые подтверждают их выполнение. Что такое закрывающие документы, по каждому из них рассмотрим далее.

Подтверждение выполнения договора поставки

Основным документом, закрывающим договор поставки товаров, материалов, сырья или любого другого имущества, является накладная.

Юридическую силу имеют только оригиналы документов. Поэтому даже если в какой-то промежуточный период, в силу определенных обстоятельств, была принята копия накладной, все равно под бухгалтерские регистры должен быть подложен оригинал. Изменить это не в силах даже оговорка в договоре.

Обязательные реквизиты накладной

При продаже товара поставщик обязан выписать накладную в двух экземплярах: для себя и покупателя. На ней должны быть такие реквизиты, как:

  • название и дата документа;
  • наименование поставщика;
  • описание передаваемых ценностей;
  • количество и единица измерения (в натуральном и денежном эквивалентах);
  • подпись ответственного лица, с указанием его должности и инициалов.

Законом не установлена обязательная форма накладной. Любое предприятие может разработать собственный бланк. Однако вышеперечисленные реквизиты, согласно Федерального закона о бухучете, должны иметь все закрывающие документы по договору поставки в обязательном порядке.

Если есть сомнения по поводу правильности самостоятельного составления бланка, то можно с успехом воспользоваться формой № ТОРГ-12, которая считалась обязательной до года.

Пример

Для образца можно рассмотреть такую накладную:

НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта г.

Отправитель: ООО «Чип».

Получатель: ООО «Астра».

Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января г.

Доверенность № 25 от «28» февраля г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.

На сумму: Три тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____________________ А. А. Сергеев

Товар получил _______________________

Подтверждение выполнения договора оказания услуг

Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.

Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.

Обязательные реквизиты

Законом не введена унифицированная форма акта выполненных работ. На каждом предприятии закрывающие документы по договору оказания услуг разрабатываются самостоятельно, однако их оформление должно четко соответствовать установленным нормам.

Основными реквизитами, которые обязаны быть, являются:

  • наименование и нумерация документа;
  • какого числа он составлен;
  • название исполнителя и заказчика;
  • описание операции;
  • единица измерения и количество (натуральный и стоимостной показатели);
  • подписи лиц, ответственных за операцию, с указанием их должностей и инициалов.

Образец

Акт № 98 от « 12 » декабря г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

Директор ООО «Чип»_______________________ А.А. Сергеев

Менеджер по снабжению ООО «Астра»______________________ И.В. Кулебякин

Отсутствие закрывающих документов

Накладные и акты обязательно должны завершать оформление сделки. Только после этого она считается полноценной и закрытой по всем правилам.

Однако иногда возникают случаи, когда закрывающие документы бывают утеряны в силу различных обстоятельств. Или же руководителю фирмы приходится столкнуться с халатностью подчиненных, и в результате проверок обнаруживается отсутствие таких бумаг.

Одним из негативных последствий таких неприятных происшествий является доначисление налогов. Ведь бухгалтер предприятия не имел права включать в декларации расходы, не подтвержденные документально. В таком случае налог на прибыль оказывается занижен, и приходится не только его доплатить, но и перечислить все штрафы и пени. Кроме того, наказывать будут еще и за отсутствие самих документов.

Чтобы избежать таких последствий и не портить репутацию фирмы и отношения с налоговыми органами, необходимо тщательно следить за состоянием документооборота и бухгалтерского учета на предприятии. Важно оформлять все бумаги вовремя и по соответствующей форме.

Если руководитель сомневается в компетентности либо ответственности своего бухгалтера, лучше заплатить аудиторской фирме и провести проверку, чем потом в десятки, а то и в сотни раз больше заплатить за отсутствие документов.

Поделиться в соц. сетях

Какой документ подтверждает оказание услуг

Оформление оказания услуг зависит от того, кто является стороной договора и в какой форме он заключен. Так, если оказываются различные бытовые услуги, то в этом случае, как правило, заключается устный договор и оформляются квитанция либо чек. Независимо от вида этого документа, в нем указываются наименование услуг, их стоимость и процедура оплаты. В квитанции должны также присутствовать подписи заказчика и исполнителя. Кроме того, в квитанции определяется и гарантийный срок, в течение которого получатель услуги может предъявить свои претензии к исполнителю. В некоторых случаях квитанция об оказании услуг может оформляться на бланках строгой отчетности.

Если сторонами договора об оказании услуг с обеих сторон выступают юридические лица или индивидуальные предприниматели, то по факту его выполнения составляется акт приема-передачи услуг. В нем, с привязкой к конкретному договору, указывается перечень оказанных услуг, их объем и стоимость. Кроме того, чтобы избежать проблем с учетом и отчетностью, в акте следует написать период времени, за который были оказаны услуги. Также в акте должно быть зафиксировано отсутствие каких-либо замечаний заказчика относительно количества и качества оказанных услуг.

При оформлении оказанных услуг между плательщиками НДС должен быть выписан счет-фактура. Он также является документом, подтверждающим оказание услуг. Помимо прочих реквизитов, в счете-фактуре должны быть указаны номенклатура, объем и единицы измерения оказанных услуг, а также их стоимость (за единицу и общая). Наличие счета-фактуры предоставит получателю услуг право на налоговый вычет по НДС.

Во избежание проблем с налоговыми органами, в акте необходимо как можно подробнее описать оказанные услуги. Например, важно не только указать в акте, что были оказаны консультационные и иные подобные услуги, но и расшифровать из чего они состоят. Если в результате оказания услуг заказчику была передана какая-либо информация или документы, в акте также следует об этом упомянуть.

У многих возникают сложности по поводу разграничения между собой договоров подряда и оказания услуг. Основное отличие между ними состоит в том, что в результате договора подряда заказчику передается определенный осязаемый конечный результат. В рамках договора на оказания услуг, услуга, как правило, потребляется уже в процессе ее оказания.

Источники: http://finbazis.ru/perechen-zakryvayushhix-dokumentov-dlya-buxgalterii/, http://vse-temu.org/new-chto-takoe-zakryvayushhie-dokumenty.html, http://www.kakprosto.ru/kak-905532-kakoy-dokument-podtverzhdaet-okazanie-uslug








Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением